kivitendo kann sowohl E-Mails direkt aus dem Programm heraus E-Mails versenden, als auch in das Programm importiern. Damit dies funktioniert, müssen die E-Mail-Parameter korrekt konfiguriert sein. Dazu mehr in den folgenden Abschnitten.
Das Versenden von E-Mails kann zum Verschicken von Belegen genutzt werden, z.B. um ein Angebot direkt an einen Kunden zu verschicken. Damit dies funktioniert, muss eingestellt werden, über welchen Server die E-Mails verschickt werden sollen. kivitendo unterstützt dabei zwei Mechanismen: Versand über einen lokalen E-Mail-Server (z.B. mit Postfix™ oder Exim™, was auch die standardmäßig aktive Methode ist) sowie Versand über einen SMTP-Server (z.B. der des eigenen Internet-Providers).
Welche Methode und welcher Server verwendet werden, wird über die
Konfigurationsdatei config/kivitendo.conf
festgelegt. Dort befinden sich alle Einstellungen zu diesem Thema im
Abschnitt '[mail_delivery]'.
Diese Methode bietet sich an, wenn auf dem Server, auf dem kivitendo läuft, bereits ein funktionsfähiger E-Mail-Server wie z.B. Postfix™, Exim™ oder Sendmail™ läuft.
Um diese Methode auszuwählen, muss der Konfigurationsparameter
'method = sendmail' gesetzt sein. Dies ist
gleichzeitig der Standardwert, falls er nicht verändert wird.
Um zu kontrollieren, wie das Programm zum Einliefern gestartet
wird, dient der Parameter 'sendmail = ...'. Der
Standardwert verweist auf das Programm
/usr/bin/sendmail, das bei allen oben genannten
E-Mail-Serverprodukten für diesen Zweck funktionieren sollte.
Die Konfiguration des E-Mail-Servers selber würde den Rahmen dieses sprengen. Hierfür sei auf die Dokumentation des E-Mail-Servers verwiesen.
Diese Methode bietet sich an, wenn kein lokaler E-Mail-Server vorhanden ist oder einer vorhanden, dieser aber nicht konfiguriert ist.
Um diese Methode auszuwählen, muss der Konfigurationsparameter
'method = smtp' gesetzt sein. Die folgenden
Parameter dienen dabei der weiteren Konfiguration:
hostname
Name oder IP-Adresse des SMTP-Servers. Standardwert:
'localhost'
port
Portnummer. Der Standardwert hängt von der verwendeten
Verschlüsselungsmethode ab. Gilt 'security =
none' oder 'security = tls', so ist
25 die Standardportnummer. Für 'security =
ssl' ist 465 die Portnummer. Muss normalerweise nicht
geändert werden.
security
Wahl der zu verwendenden Verschlüsselung der Verbindung
mit dem Server. Standardwert ist 'none',
wodurch keine Verschlüsselung verwendet wird. Mit
'tls' wird TLS-Verschlüsselung eingeschaltet,
und mit 'ssl' wird Verschlüsselung via SSL
eingeschaltet. Achtung: Für 'tls' und
'ssl' werden zusätzliche Perl-Module benötigt
(siehe unten).
login und
password
Falls der E-Mail-Server eine Authentifizierung verlangt, so können mit diesen zwei Parametern der Benutzername und das Passwort angegeben werden. Wird Authentifizierung verwendet, so sollte aus Sicherheitsgründen auch eine Form von Verschlüsselung aktiviert werden.
Es können versendete E-Mails über IMAP exportiert werden. Dazu muss
der entsprechende Server, auf dem die E-Mails abgelegt werden
sollen, konfiguriert werden. Dies geschieht in der Konfigurationsdatei
config/kivitendo.conf im Abschnitt
'[sent_emails_in_imap]'. Es können auch Server für
spezifische E-Mail-Adressen konfiguriert werden, indem der Abschnitt
kopiert wird und mit dem Namen
'[sent_emails_in_imap/email/EMAILADDRESS]', wobei
'EMAILADDRESS' die entsprechenden E-Mail-Adresse
ist, versehen wird.
Die Reihenfolge für die Auswahl der Konfiguration ist wie folgt:
Falls es für die Absender-Adresse eine Konfiguration gibt nimm diese.
Falls es es für die benutzerbezogene E-Mail-Adresse eine Konfiguration gibt dann nimm diese.
Falls es eine generelle Konfiguration gibt dann nimm diese.
Die folgenden Parameter dienen der Konfiguration:
enabled
Falls 'enabled = 0' gesetzt ist, wird der
Export von E-Mails deaktiviert. Dies ist der Standardwert. Falls
'enabled = 1' gesetzt ist, wird ist der
Export von E-Mails aktiviert.
hostname
Name oder IP-Adresse des IMAP-Servers. Standardwert:
'localhost'
port
Portnummer. Der Standardwert hängt von der verwendeten
Verschlüsselungsmethode ab. Gilt 'ssl = 0',
so ist 993 die Standardportnummer. Für
'ssl = 0' ist 143 die Portnummer. Muss
normalerweise nicht geändert werden.
ssl
Wahl ob eine Verschlüsselung bei der Verbindung mit dem Server
verwendet wird. Standardwert ist '1',
wodurch eine SSL-Verschlüsselung verwendet wird. Mit
'0' wird keine Verschlüsselung genutzt.
username und
password
Falls der IMAP-Server eine Authentifizierung verlangt, so können mit diesen zwei Parametern der Nutzername und das Passwort angegeben werden. Wird Authentifizierung verwendet, so sollte aus Sicherheitsgründen auch Verschlüsselung aktiviert werden.
folder
Wahl des Ordners, in den kivitendo gesendete E-Mails
gespeichert. Standardwert ist
'Sent/Kivitendo'. Ordnerhierarchien können
mit einem Slash ('/') getrennt werden.
Der gewählte Ordner muss existieren.
Bei einem Fehler bricht die Funktion ab und der Anwender bekommt die Fehlermeldung, dass die E-Mail prinzipiell nicht verschickt werden konnte. An dieser Stelle muss der kivitendo-Admin etwas genauer prüfen, ob der Mail-Versand und/oder die Synchronisation den Fehler verursacht hat. Ein Blick ins Email-Journal kann helfen den Fehler einzuschränken.
Um E-Mails in kivitendo zu importieren, muss der entsprechende
Server, von dem die E-Mails abgeholt werden sollen, konfiguriert
werden. Dies geschieht in der Konfigurationsdatei
config/kivitendo.conf im Abschnitt
'[imap_client]'.
Die folgenden Parameter dienen der Konfiguration:
enabled
Falls 'enabled = 0' gesetzt ist, wird der
Import von E-Mails deaktiviert. Dies ist der Standardwert. Falls
'enabled = 1' gesetzt ist, wird ist der
Import von E-Mails aktiviert.
hostname
Name oder IP-Adresse des IMAP-Servers. Standardwert:
'localhost'
port
Portnummer. Der Standardwert hängt von der verwendeten
Verschlüsselungsmethode ab. Gilt 'ssl = 0',
so ist 993 die Standardportnummer. Für
'ssl = 0' ist 143 die Portnummer. Muss
normalerweise nicht geändert werden.
ssl
Wahl ob eine Verschlüsselung bei der Verbindung mit dem Server
verwendendet wird. Standardwert ist '1',
wodurch eine SSL-Verschlüsselung verwendet wird. Mit
'0' wird keine Verschlüsselung genutzt.
username und
password
Falls der IMAP-Server eine Authentifizierung verlangt, so können mit diesen zwei Parametern der Nutzername und das Passwort angegeben werden. Wird Authentifizierung verwendet, so sollte aus Sicherheitsgründen auch Verschlüsselung aktiviert werden.
base_folder
Wahl des Ordners, den kivitendo als Basis für das erstellen von
Unterordnern und das abholen von E-Mails verwendet. Standardwert
ist 'INBOX'. Ordnerhierarchien können mit
einem Slash ('/') getrennt werden. Beispiel:
'INBOX/kivitendo'. In diesem Ordner dürfen
keine Unterordner existieren und keine manuell angelegt werden.
Wenn eingeschaltet, wird beim Anlegen von Verkaufsangeboten und
-aufträgen ein Unterordner im E-Mail-Client für den entsprechenden
Beleg angelegt. E-Mails, in diesen Ordner werden automatisch beim
Öffnen des Belegs in kivitendo importiert. Um die E-Mails übersichtlich
zu halten, kann der Hintergrund-Job
'CleanUpEmailSubfolders' genutzt werden. Dieser
importiert alle E-Mails und löscht alle Unterordnern, die nicht zu
einem Offenen Beleg gehören. Importierte E-Mails werden werden nicht
gelöscht, erst beim Löschen des Unterordners werden sie gelöscht.
Es können auch E-Mails in kivitendo importiert werden, die nicht zu
einem Beleg gehören. Dafür kann der Hintergrund-Job
'SyncEmailFolder' verwendet werden. Dieser
synchronisiert standartmäßig den Ordner der in
'base_folder' angegeben ist. Dies kann mit dem
Job-Parameter 'folder' geändert. Die Importierten
E-Mails werden im E-Mail-Journal gespeichert.
Beim Umzug des E-Mail-Servers kann kivitendo die E-Mails schon importierten E-Mails nicht mehr erkennen. Dies führt dazu, dass alle E-Mails erneut importiert werden.